May 21, 2022

Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Fungsi Sistem Informasi Kepegawaian

Manajemen Kepegawaian (Personel Management) adalah proses pengolahan pegawai mulai dari perekrutan atau rekruitmen hingga PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) agar pegawai memberikan kontribusi besar pada lembaga dalam mencapai tujuan individu, lembaga dan masyarakat. Sedangkan Sistem informasi kepegawaian adalah sebuah sistem informasi manajemen yang berfungsi mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian dari suatu instansi, perguruan tinggi maupun perusahaaan.

Pengertian Manajemen Kepegawaian Menurut Para Ahli

Menurut Drs F.X Soedjadi,M.P.A, Manajemen Kepegawaian adalah proses kegiatan yang harus dilakukan setiap pimpinan agar dapat tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat dan fungsi organisasi dan juga sifat serta hakikat para anggotanya.

Sementara menurut Drs. M Manulang, Manajemen Kepegawaian adalah suatu seni dan juga ilmu perencanaan, pelaksanaan, serta pengontrolan tenaga kerja untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan cara memberi kepuasan pada diri pekerja. Atau dengan kata lain, manajemen kepegawaian adalah suatu ilmu yang mempelajari mengenai cara bagaimana memberikan fasilitas untuk dapat mengembangkan kemampuan dan juga rasa partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya suatu tujuan tertentu.

Tujuan Manajemen Kepegawaian

Tujuan manajemen kepegawaian yaitu untuk mencapai tujuan lembaga atau badan usaha yang sudah ditentukan sebelumnya. Tujuan tersebut dapat berupa hasil, produk maupun produksi. Oleh sebab itu, tujuan ini disebut juga dengan tujuan yang berorientasi pada hasil atau production oriented.

Kegiatan dalam manajemen kepegawaian, diantaranya:

  1. Pengadaan sumbar daya manusia, rekruitmen dan seleksi, orientasi dan penempatan pegawai.

Pengembangan sumber daya manusia, kesejahteraan pegawai, konseling, pelatihan dan pendidikan, mutasi, rotasi, promosi, pemindahan, pelibatan dalam kegiatan dan lain sebagainya

  1. Pemanfaatan pegawai, motivasi, pemberhentian dan pemensiunan.

Tujuan penerapan sistem informasi kepegawaian yaitu mewujudkan suatu sistem informasi manajemen yang berintegrasi dalam jaringan komputer yang mampu menghasilkan informasi bermutu guna menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi/perusahaan.

Manfaat Sistem informasi kepegawaian

Manfaat adanya sistem informasi kepegawaian ini diataranya yaitu:

  • Mendapatkan informasi pegawai yang cepat dan akurat
  • Mempermudah pembuatan laporan
  • Mengetahui pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala
  • Memudahkan pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian seperti angka kredit pegawai
  • Mempermudah pemantauan pembagian cuti
  • Mempermudah pengelolaan beban kerja pada pegawai
  • Mempermudah presensi dan pemberian gaji pegawai
  • Mempermudah prekrutan pegawai
  • Dapat merencanakan penyebaran pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
  • Dapat merencanakan kebutuhan pegawai

Fungsi Sistem informasi kepegawaian

Fungsi sistem informasi kepegawaian, diantaranya yaitu:

  • Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji dengan tepat waktu dan akurat
  • Menyediakan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai
  • Menghasilkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
  • Menjamin kualitas dan keterampilan sumber daya manusia
  • Membantu kelancaran pekerjaan dalam bidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan
  • Mengembangkan proses perencanaan yang efektif
  • Memperbaiki produktivitas sumber daya manusia dalam perusahaan

Tips Pengelolaan Penyusunan Perencanaan Sistem Informasi Kepegawaian Yang Benar

Terdapat 4 langkah yang umum digunakan oleh banyak perusahaan untuk melakukan perencanaan SDM, berikut penjelasannya.

  1. Memetakan Kapasitas SDM yang Dimiliki

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan SDM yang baik tentu dengan mengenali kapasitas SDM yang sekarang dimiliki oleh perusahaan.

Pemetaan ini bisa memberikan banyak informasi mengenai kemampuan yang dimiliki karyawan, jumlah karyawan yang aktif, jumlah karyawan yang akan pensiun, jumlah karyawan yang harus menjalani pelatihan, jumlah karyawan yang telah memiliki pencapaian, jumlah karyawan yang perlu melakukan peningkatan kinerja, dan informasi kepegawaian lain.

Perusahaan bisa melakukan pemetaan ini dengan beberapa cara, misalnya saja dengan penyebaran kuesioner, yang tentu harus disusun dengan baik pula, bisa juga dengan menggunakan peninjauan performa atau kinerja karyawan, jika perusahaan Anda memiliki laporan detil mengenai ini.

Suatu perencanaan yang menetapkan suatu pekerjaan serta metode peralatan sumber daya manusia dan waktu yang diperlukan untuk dilakukan di masa yang akan datang hal ini merupakan pengertian dari perencanaan SDM

  1. Memperkirakan Kebutuhan SDM Perusahaan untuk Beberapa Waktu Kedepan

Setelah mengetahui benar mengenai pemetaan kapasitas SDM yang kini dimiliki perusahaan, langkah selanjutnya dalam perencanaan SDM adalah memperkirakan kebutuhan SDM perusahaan untuk beberapa waktu kedepan, berdasarkan keadaan SDM dan perusahaan sekarang.

Pertanyaannya kemudian adalah apakah kondisi perusahaan sekarang dan beberapa waktu kedepan akan membutuhkan penambahan jumlah SDM?

Berhemat dengan fitur Payroll Talenta, transfer gaji ke semua rekening tanpa biaya admin. Pelajari Fitur Talenta Selengkapnya Disini!

Atau perlu dilakukan pelatihan agar kualitas SDM yang tengah dimiliki meningkat, dan berefek pada produktivitas perusahaan?

Atau bahkan mungkin perlu dilakukan perekrutan karena terdapat pekerja berkualitas yang sedang membutuhkan pekerjaan? Pertanyaan tadi penting untuk dijawab karena akan menentukan langkah selanjutnya dalam perencanaan SDM.

Jawaban beberapa pertanyaan di atas bisa dipetakan dengan melakukan perkiraan kebutuhan dan ketersediaan SDM yang ada.

Perkiraan kebutuhan dilakukan untuk mengetahui SDM seperti apa yang diperlukan perusahaan (penambahan jumlah ataukah peningkatan kualitas) sedangkan perkiraan ketersediaan dilakukan untuk mengetahui SDM yang sedang membutuhkan pekerjaan dan siap direkrut.

Tentu kemudian perkiraan SDM yang sedang dibutuhkan ini juga mempertimbangkan keadaan SDM yang kini dimiliki perusahaan.

  1. Evaluasi Perencanaan SDM dan Monitoring

Ketika perusahaan telah memiliki perencanaan SDM yang baik dan dijalankan dengan maksimal, tahap selanjutnya adalah evaluasi dan monitoring pada SDM yang dimiliki. Evaluasi ini dapat dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi simpeg berbasis cloud.

Proses akhir ini akan memberikan gambaran jelas bagaimana SDM bekerja dan memenuhi target perusahaan. Jika kemudian ditemui ketidaksesuaian, bisa dilakukan koreksi atau peruhanan.

Andalkan Software HR dan Payroll dalam Perencanaan SDM Perusahaan Anda

Proses Perencanaan SDM juga harus memikirkan tools dan sistem HRD  yang baik untuk mengelola SDM terutama agar bagaimana sumber daya manusia  yang dimiliki tetap unggul.

Misalnya menggunakan aplikasi perekrutan untuk mempermudah dalam mengelola rekrutmen atau software HRD dan payroll untuk melakukan otomasi perhitungan gaji juga mengelola absensi karyawan.

Terutama software payroll dan HRIS dimana perannya sangat penting untuk mengelola terutama mengedepankan sikap pendekatan humanis pada SDM yang dimiliki perusahaan Anda.

Selain itu, software payroll dan HR juga mempengaruhi waktu kerja HRD Anda misalnya saja dalam melakukan rekap absensi dan juga perhitungan gaji. Dimana dengan sistem manual, Anda bisa menghabiskan waktu berjam-jam yang berisiko human error.

Mengandalkan software payroll dan HR untuk kebetuhan manajemen SDM Anda bisa mempersingkat waktu bekerja, mengurangi biaya overhead, dan juga biaya-biaya beban lainnya yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan.

Talenta memiliki fitur absensi online dimana karyawan tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk check in atau check out. Hanya dalam genggaman, karyawan bisa melakukan absensi di mana pun dan kapan pun yang dilengkapi dengan GPS.

Dengan Talenta, Anda juga bisa menghitung gaji secara otomatis dengan kustomisasi sesuai regulasi perusahaan Anda. Perhitungan gaji otomatis dengan komponennya seperti kompensasi, deduksi, dan pajak juga mudah dengan Talenta.

Demikian artikel tentang Pengertian, Tujuan, Manfaat dan Fungsi Manajemen Kepegawaian Terlengkap, semoga bermanfaat.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.